Czym jest księgowość?

Zdjęcie: Javier Ghersi Getty Images

Czym jest księgowość?

Księgowość składa się z tworzenia oraz utrzymywania dokumentacji finansowej organizacji. Polega na konsekwentnym rejestrowaniu transakcji finansowych firmy, jak i również na archiwizacji oraz bezpiecznym przechowywaniu dokumentacji finansowej. Gdy księgowość jest prowadzona prawidłowo, informacje są dokładne, dobrze zorganizowane i pomocne. Tym sposobem właściciele działalności lub udziałowcy mogą podejmować kluczowe decyzje finansowe dotyczące firmą.

Księgowość, a rachunkowość

Księgowy zapewnia, że wszystkie transakcje finansowe są rejestrowane i organizowane na potrzeby sprawozdawczości finansowej. W zależności od wielkości firmy, wymagane może być raportowanie kwartalne. W niektórych przypadkach te informacje są potrzebne tylko pod koniec roku na potrzeby przygotowania podatkowego. 

Rachunkowy bierze pracę księgowego, analizuje dane oraz przygotowuje sprawozdanie finansowe dla firmy. 

Kluczowy wniosek

Księgowość jest ważnym narzędziem dla działalności. Zorganizowane rejestry finansowe dostarczają wglądu na to, jak Twoja firma sobie radzi oraz pomaga Ci w zarządzaniu przepływami pieniężnymi. 

Księgowość z pojedynczym, a podwójnym zapisem

Księgowość z pojedynczym zapisem jest dobrym wyborem, jeśli Twoje przedsiębiorstwo jest małe oraz posiada mały wolumen działalności. Jest to podobne do prowadzenia książeczki czekowej; rejestrujesz jeden wpis na transakcję. Prowadzisz dwukolumnową księgę, jedna na dochody, a druga na wydatki. 

System księgowy z podwójnym zapisem posiada dwie kolumny, a każda transakcja znajduje się na dwóch kontach. Wprowadzasz debet na jednym, a na drugim kredyt dla każdej transakcji. Na przykład, jeśli Twoja firma chce spłacić wierzyciela, rachunek „gotówkowy” jest pomniejszany o kwotę, którą jesteś winien wierzycielowi. To się nazywa debet. Potem rachunek „wierzyciela” jest powiększony o tę samą ilość. To się nazywa kredyt. Ta metoda jest najlepszym sposobem na pilnowanie rachunków aktywów i pasywów. Zaletą systemu księgowego z podwójnym wpisem jest to, że zapewnia dokładność. Dla każdego debetu istnieje odpowiadający mu i równy kredyt. 

Dlaczego księgowość jest ważna dla działalności?

Prawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych pomaga Ci utrzymać dokładną dokumentację finansową, do czego firmy są zobowiązane przez prawo dla celów podatkowych. Poza prawnym wymaganiem, dobra księgowość oferuje praktyczne korzyści biznesowe. Niektóre z powodów, dla których dobra księgowość jest istotna dla udanej działalności, to:

• Budżetowanie: Kiedy dochody oraz wydatki są rejestrowane, łatwiej jest przejrzeć swoje zasoby finansowe oraz oszacować przepływy pieniężne.
• Organizacja: Księgowość jest ważnym narzędziem dla innych – Urzędu Skarbowego, inwestorów, rachunkowych i pożyczkodawców – którzy są zainteresowani Twoimi rejestrami finansowymi. Kiedy Twoje rejestry są dobrze zorganizowane, łatwiej jest zlokalizować i dostarczyć informacje w razie potrzeby. Ponadto składanie zeznań podatkowych może być łatwiejsze i może zwiększyć szanse na uzyskanie finansowania.
• Analizowanie: Księgowość pomaga Twojej firmie generować sprawozdania finansowe. Te sprawozdania mogą być użyte jako narzędzie do śledzenia przepływów pieniężnych oraz pomogą Ci w analizowaniu mocnych i słabych stron firmy.
• Planowanie: Sprawozdania finansowe mogą również wskazać inicjatywy, które zadziałały lub nie zadziałały, co może pomóc właścicielom firm oraz udziałowcom w planowaniu na przyszłość.

Jak zacząć prowadzić księgowość

Aby zacząć prowadzić księgowość, pierwszym krokiem jest zapoznanie się z księgowymi pojęciami i frazami. (Możesz znaleźć glosariusz z pojęciami księgowymi poniżej.) Dodatkowo możesz znaleźć zasoby online, w tym pomocne blogi, seminaria internetowe i samouczki na stronie Business News Daily. Organizowane są również warsztaty, w których można wziąć udział.

Następnym krokiem jest wybór metody księgowania(z pojedynczym lub podwójnym wpisem), której chcesz używać. Kiedy już wybierzesz, zdecyduj, w jaki sposób chcesz utrzymać swoje rejestry. Poniżej przedstawiono trzy najbardziej popularne opcje: 

• Arkusze kalkulacyjne: Jest to dobra opcja, kiedy twoja działalność jest na wczesnym etapie rozwoju. Możesz korzystać z programów jak Excel czy Google Sheets.
• Księga rachunkowa: Możesz kupić arkusze księgowe w twardej oprawie lub arkusze księgi rachunkowej, które dostarczą efektywny sposób śledzenia prostych zapisów księgowych.
• Oprogramowanie księgowe: Możesz wykorzystać obsługiwanej w chmurze aplikacji księgowej lub oprogramowania komputerowego, które pomoże Ci rejestrować transakcje Twojej firmy

Wskazówka

Podczas wdrażania księgowości do swojej firmy, zapoznaj się z pojęciami oraz procesami księgowymi. Powinieneś/powinnaś wybrać też metodę, którą chcesz używać dla swojej działalności, a na koniec rozważ, czy chcesz używać arkusza kalkulacyjnego, dokumentacji papierowej bądź oprogramowania księgowego.

Najlepsze praktyki księgowe

Pamiętaj o tych najlepszych praktykach, wdrażając system księgowy w swojej firmy:

• Utrzymaj dokładne rejestry. Dobre prowadzenie dokumentacji pomoże Ci w przygotowaniu podatkowym i finansowym podejmowaniu decyzji.
• Wykorzystuj oprogramowanie księgowe, aby śledzić wydatki. Wykorzystanie oprogramowania księgowego może Ci pomóc zaoszczędzić cenny czas. Wiele aplikacji łączy się z kontem rozliczeniowym Twojej działalności, więc nie musisz ręcznie rejestrować wpisów.
• Monitoruj wszystko. Uważna obserwacja Twoich przepływów pieniężnych może pomóc Ci uniknąć kończenia się środków oraz pobierania wysokich opłat bankowych. Prowadź rejestr wszystkich paragonów – jest to dowód na to, jak wydałeś środki w ciągu roku i może być nieoceniony, jeśli zostaniesz poddany audytowi.

Kto powinien zarządzać usługami księgowymi?

Istnieje kilka opcji, które należy rozważyć przy podejmowaniu decyzji o tym, kto powinien zarządzać Twoją księgowością.

Zrób to sam

Kiedy Twoja mała działalność dopiero się zaczyna, możesz sam/sama prowadzić własną księgowość. Ta opcja to dobry wybór, jeśli masz napięty budżet. Możesz znaleźć dobre zasoby w Internecie, które mogą Ci pomóc rozpocząć pracę oraz udzielić wskazówek, aby zapewnić, że robisz to poprawnie. Jednakże księgowość może być czasochłonna, co należy wziąć pod uwagę. 

Usługi stron trzecich

Wraz z rozwojem Twojej działalności być może nadszedł czas, aby zatrudnić usługę do zarządzania Twoimi księgami. Pomimo tego, że jest to wydatek, Twój czas jest również cenny. Jeżeli rozważasz tę ścieżkę, skontaktuj się z innymi właścicielami firm, aby uzyskać rekomendacje dotyczące usług, z których korzystają. 

Oprogramowanie księgowe

Oprogramowanie księgowe pomaga w podstawowych rozliczeniach, fakturowaniu oraz przygotowaniu podatkowym. Może Ci pomóc w zarządzaniu klientami, uzgadnianiu kont bankowych i generowaniu niezbędnych raportów finansowych, które mogą pomóc w rozwoju Twojej firmy.

Czy wiedziałeś/wiedziałaś?

Zanim zdecydujesz, kto powinien zarządzać Twoją księgowość, najpierw określ swoje potrzeby, a następnie, czy wynajęcie usługi jest czymś, na co możesz sobie pozwolić.

Glosariusz pojęć księgowych

Kilka powszechnych pojęć używanych w księgowości, o których należy pamiętać, obejmują:

• Aktywa: Jest to dowolny przedmiot wartościowy należący do firmy. Obejmuje to gotówkę i należności, a także wszelki sprzęt lub pojazd posiadany przez firmę.
• Bilans otwarcia: Jest to kwota, którą firma przenosi na pierwszy dzień miesiąca. Kwota ta powinna być zgodna z saldem końcowym z poprzedniego miesiąca.
• Budżet: Plan finansowy, który szacuje, ile zarobisz w ciągu roku i co na Twoje zarobki zostaną wydane. Po wdrożeniu tego planu można porównać rzeczywiste dane liczbowe z tym, co zostało oszacowane.
• Cykliczna: Transakcja na ustaloną kwotę, która ma miejsce w określonym czasie, tj. co tydzień lub co miesiąc.
• Dane: Informacje finansowe wprowadzone do Twojego systemu księgowego.
• Debet: Wpis w systemie księgowym, który zwiększa aktywa i wydatki, a zmniejsza wydatki i zobowiązania.
• Deprecjacja: Spadek wartości aktywów posiadanych przez firmę w czasie spowodowany zużyciem lub naturalnym starzeniem się aktywów fizycznych. Może to zostać zaliczone do kosztów działalności gospodarczej i może obniżyć podatek dochodowy.
• Dłużnik: Osoba lub firma, która jest winna firmie pieniądze.
• Drobne płatności gotówkowe: Niewielka ilość gotówki, która jest trzymana pod ręką na drobne zakupy, takie jak znaczki, długopisy itp. Zakupy te zazwyczaj nie są rejestrowane w księdze głównej.
• Kapitał: Odnosi się to do gotówki lub innych aktywów, które właściciel firmy musi założyć i prowadzić firmę.
• Konta księgi głównej: Wszystkie transakcje finansowe (debety i kredyty) są wyświetlane w księdze lub głównym rejestrze księgowym używanym przez firmę.
• Konto: Miejsce, w którym wpisy finansowe są rejestrowane. Rejestruje się biznesowe kredyty i debety związane z działalnością.
• Kredyt: Kredyt to księgowy wpis, który zmniejsza aktywa i wydatki oraz zwiększa dochód i zobowiązania.
• Należności: Są to środki, które firmy są Ci winne i powinny być uwzględnione w Twoim raporcie należności.
• Płatne: Dowolny rachunek, który jest należny od Twojej firmy. Jest to część rozrachunków.
• Podwójny wpis: System księgowy, w którym informacje finansowe są wprowadzane dwa razy: raz jako debet i raz jako kredyt.
• Przelew: Płatności, których firma dokonuje w związku z fakturą lub rachunkiem.
• Rachunkowość: Proces organizowania i wprowadzania danych finansowych do systemu księgowego na potrzeby Twojej firmy.
• Rok obrotowy: Rok finansowy trwający 12 miesięcy. Rok obrotowy Twojej firmy może śledzić rok kalendarzowy lub może się rozpocząć z każdym miesiącem. Podatek dochodowy obliczany jest na koniec tych 12 miesięcy.
• Rozrachunki należne innej firmie: Są to środki, które Twoja firma jest winna innym firmom lub władzom. Pieniądze, które jesteś winien są znane również jako zobowiązania.
• Rozrachunki należne Tobie: Są to pieniądze, które Twoi klienci lub inne podmioty są winne Twojej firmie. Pieniądze należne Tobie można również nazywać aktywami.
• Słuszność: Aktywa netto Twojej firmy pomniejszone o Twoje zobowiązania.
• Sprawozdanie: Podsumowanie informacji finansowych. Przykładami powszechnych sprawozdań mogą być rachunek zysków i strat lub wyciąg bankowy; ten ostatni z nich zawiera listę wszystkich transakcji, które mają miejsce na rachunku bankowym w określonym czasie.
• Uzgodnienie: Proces, w którym przeglądasz swoje rejestry w stosunku do wyciągu bankowego, aby upewnić się, że są zgodne. Jest to również sposób na upewnienie się, że wszystkie faktury należne Ci zostały opłacone.
• Wierzyciel: Osoba lub firma, której Twoja firma jest winna pieniądze.
• Wydatek podlegający odliczeniu: 
• Wydatki: Nawiązują do zakupów dokonanych przez Twoją firmę lub koszty, które ponosi przedsiębiorstwo. Może to zmniejszyć kwotę podatku należnego rządowi.
• Zobowiązania: Dowolne zadłużenie firmy wobec innych przedsiębiorstw lub władz. Zobowiązania mogą obejmować pożyczki lub salda kart kredytowych.
• Zysk: Odnosi się do różnicy między zarobkami firmy a tym, co płaci w wydatkach.
• Zysk brutto: Przychód firmy pomniejszony o koszty sprzedaży to zysk brutto. Jeśli koszt sprzedaży przewyższa przychód, jest to tzw. Strata brutto.
• Zysk netto: Kwota, którą firma posiada po odjęciu wydatków od zysku brutto.

Księgowość sprawia, że Twoje finanse są przejrzyste

Mając silne praktyki księgowe, finansowy obraz Twojej działalności będzie przejrzysty. Jest to przydatne nie tylko do własnych celów księgowych, ale też do wykazania zgodności z przepisami prawa i regulacjami – w szczególności podczas audytu lub pokazania swojej siły finansowej podczas fuzji lub przejęcia. Przestrzegając najlepszych praktyk księgowych, możesz postawić swoją firmę na silniejszych podstawach zarówno dziś, jak i w przyszłości.

Tejas Vemparala przyczynił się do powstania tego artykułu.