Jak sprawić, aby spotkania w pracy były wartościowe i produktywne… dla wszystkich zaangażowanych

Źródło: PeopleImages.com - Yuri A/Shutterstock

Chociaż zmiana dynamiki miejsca pracy skłoniła wielu do zakwestionowania sposobu prowadzenia spotkań w ostatnich latach, temat ten nie jest niczym nowym.  Już w 1976 roku Harvard Business Review opublikował artykuł zatytułowany „Jak prowadzić spotkanie”.

Jak więc sprawić, aby regularne spotkania w miejscu pracy były rzeczywiście przydatne?

„To mógł być e-mail”

Istnieje kilka rozwiązań, dzięki którym można zaplanować efektywne spotkanie: 

• określenie swoich celów
• zebranie odpowiednich osób
• wcześniejsze wysłanie materiału
• ustalenie przejrzystego programu spotkania (agendy) i trzymanie się go
• późniejsze wysłanie lub publikacja wniosków ze spotkania

Może się to wydawać oczywistą radą, ale jak wielu z nas wie, rzadko jest ona stosowana w praktyce. Zamiast tego, spotkania stają się przestrzenią, w której produktywność jest osłabiana przez niekończące się, meandrujące dyskusje bez wyraźnego punktu docelowego.

Jednym z pierwszych pytań, które należy sobie zadać przed zwołaniem spotkania jest: Czy jest ono konieczne? To kluczowe pytanie jest często ignorowane.

Często zwołujemy spotkania z przyzwyczajenia, nie zastanawiając się, czy są one rzeczywiście najlepszym z rozwiązań. Jeśli musisz podjąć ważne decyzje lub omówić konkretny, złożony problem, dobrze zorganizowane spotkanie może być właśnie tym, czego potrzebujesz. Jeśli jednak jego celem byłoby zwyczajne dzielenie się informacjami, lepszym wyjściem byłoby skorzystanie z narzędzi do dyskusji online lub nawet – jak powiedziało (lub pomyślało) wielu sfrustrowanych uczestników spotkań – po prostu wysłanie wiadomości e-mail.

Spotkania o określonym celu

Kluczowe znaczenie ma tutaj jasne zdefiniowanie celu spotkania. Innego podejścia będzie wymagało spotkanie w celu przekazania informacji, innego takie, którego celem jest omówienie pomysłów, a jeszcze innego takie, które służy podjęciu konkretnych decyzji. Jeśli cel nie zostanie jasno przedstawiony, uczestnicy wyjdą sfrustrowani, zdezorientowani i zirytowani zmarnowanym czasem.

Kolejnym istotnym aspektem jest rola poszczególnych osób podczas spotkania. Nie chodzi tylko o to, by w pomieszczeniu zebrali się właściwi ludzie, ale także, by wiedzieli, dlaczego się tam znaleźli. Konkretnie określone funkcje każdego uczestnika ułatwiają zapobiegać zbaczaniu dyskusji na inne tory, a także zachęcają do aktywnego uczestnictwa i zaangażowania wszystkich osób.

Potrzeba spotkania się

Jednym z powodów, dla których w wielu miejscach pracy zwoływane są nieefektywne, niepotrzebne spotkania jest to, że w głębi duszy wielu z nas lubi się spotykać. Spotkania zaspokajają kilka podstawowych ludzkich potrzeb, w tym potrzebę interakcji międzyludzkich, bycie częścią większej społeczności, pozostawanie na bieżąco i poczucie bycia wysłuchanym. Spotkania mogą również dawać nam potwierdzenie, że nasze opinie są respektowane przez innych i mamy szansę wpływać na ważne decyzje.

Jednak te instynktowne potrzeby mogą często prowadzić do zwoływania niepotrzebnych spotkań, które zmniejszają produktywność, zamiast ją ulepszać. Jest to następny powód, dla którego należy szczególnie uważnie się zastanowić, czy spotkanie jest faktycznie potrzebne.

Spotkania są nieuniknioną częścią naszego życia zawodowego. Kluczem nie jest zatem całkowite ich unikanie, ale uczynienie ich bardziej wartościowymi i produktywnymi. Wymaga to świadomego wysiłku ze strony wszystkich zaangażowanych.

Skuteczne, produktywne spotkania

Nie wystarczy  narzekać, że spotkania są nieproduktywne lub zbyt długie – musimy postępować zgodnie z wyżej wymienionymi punktami:  należy ustalić jasny cel od samego początku i pozostać skoncentrowanym. Ważne jest również udostępnienie lub publikowanie efektów działań, aby pracownicy mogli wyraźnie zobaczyć, co zostało osiągnięte, a co jeszcze pozostało do wykonania w przyszłości.

Inną skuteczną strategią jest ograniczenie liczby spotkań i ich długości. Zamiast planowania długich, regularnych spotkań staraj się, aby były krótsze, rzadsze i skoncentrowane na rozwiązywaniu konkretnych problemów. To rozwiązanie nie tylko przyczyni się do skrócenia czasu, spędzanego (lub marnowanego) na spotkaniach, ale także sprawi, że pracownicy zyskają więcej czasu na wykonywanie pracy, zwiększając swoją produktywność.

Chociaż spotkania w pracy wydają się uciążliwe, mogą być potężnym narzędziem, jeśli zostaną prawidłowo wdrożone. Ważne jest, aby skuteczne nimi zarządzać, upewniając się, że każde z nich jest potrzebne, dobrze zorganizowane i ma jasno ustalony cel. Tylko wtedy zwiększymy ich potencjał i przekształcimy je w cenny zasób, który nie będzie przeszkodą dla produktywności podczas wykonywania obowiązków. Projekty, nad którymi pracujemy oraz relacje z naszymi współpracownikami na pewno zyskają na wartości.