Jesteś poddany/poddana audytowi? Jak sobie z tym poradzić jak profesjonalista

Zdjęcie: https://depositphotos.com/pl/vector/audit-day-icon-95951252.html

Kontrole podatkowe Internal Revenue Service są coraz rzadsze, co zmniejsza szanse większości podatników na poddanie się kontroli z niewielkich na mniejsze. Jednak jeśli jesteś właścicielem małej firmy, Twoje szanse są nieco wyższe niż w przypadku przeciętnie zarabiającego.

Choć audyt w małej firmie wydaje się być stresujący i przytłaczający, nie ma powodu do paniki. Traktuj zawiadomienia o audycie poważnie, jednak miej świadomość, że większość audytów dotyczy prostych danych lub błędów w raportowaniu, które powinieneś/powinnaś być w stanie szybko usunąć. Oto, co musisz wiedzieć na temat audytów podatkowych przedsiębiorstw. 

Czym jest audyt podatkowy przedsiębiorstw?

Audyt IRS (swap stopy procentowej) to badanie informacji finansowych osoby lub organizacji mające na celu upewnienie się, że dana osoba lub organizacja raportuje swoje finanse zgodnie z amerykańskimi przepisami podatkowymi. Internal Revenue Service ponosi główną odpowiedzialność za upewnienie się, że małe firmy prawidłowo zgłaszają dochody i inne informacje podatkowe w federalnych zeznaniach podatkowych.

IRS może oznaczyć zeznanie podatkowe z wielu różnych powodów, lecz najczęstsze powody to:

• Straty biznesowe zgłaszane przez wiele lat
• Wysoki poziom dochodów
• Znaczne lub nietypowe odliczenia
• Błędy w zeznaniach podatkowych
• Dochód zgłoszony do IRS; na przykład zgłoszone na formularzu 1099, ale nie w zeznaniu podatkowym

Większość audytów podatkowych przeprowadzana jest w odniesieniu do zeznań podatkowych lub powinny być złożone w ciągu ostatnich trzech lat.

„Chociaż szanse na audyt są niewielkie, obecnie większość kontroli podatkowych dotyczy małych i średnich przedsiębiorstw” – mówił Jeffrey Beebe, certyfikowany księgowy publiczny (CPA) w Beebe and Co. w Boise w stanie Idaho.

Kluczowy wniosek

Najprawdopodobniej będziesz mieć audyt podatkowy, jeśli IRS wykryje możliwy błąd w Twoim zeznaniu podatkowym, taki jak błąd matematyczny lub niezgłoszony dochód.

Rodzaje audytów biznesowych

IRS posiada kilka sposobów kontrolowania zeznań podatkowych, w zależności od wagi audytu biznesowego. Istnieją trzy podstawowe rodzaje audytów IRS: korespondencja, audyty biurowe oraz terenowe.

Audyt korespondencji

Audyt korespondencji jest najczęstszym rodzajem audytu IRS i jest generalnie łatwiejszy do zarządzania niż inne rodzaje audytów. Audyt ten ma miejsce, gdy IRS wyśle Ci list o możliwych błędach w Twoim zeznaniu podatkowym. Zazwyczaj można skorygować lub wyjaśnić sytuację za pomocą dodatkowej dokumentacji.

Audyty biurowe

Kolejnym krokiem po audycie korespondencji jest audyt biurowy. Ty lub przedstawiciel występujący w Twoim imieniu uczestniczycie w osobistym spotkaniu z audytorem podatkowym w biurze IRS, aby omówić problemy zidentyfikowane przez agencję. Może być konieczne dostarczenie powiązanych zapisów i plików do wglądu przez audytora. 

Audyty terenowe

Najbardziej szczegółowym rodzajem audytu IRS jest audyt terenowy, w którym audytor IRS osobiście odwiedza Twoje miejsce prowadzenia działalności. W tym przypadku audytor przegląda Twoją dokumentację finansową i porównuje ją z Twoim zeznaniem.

Zastanów się, czy nie skorzystać z usług doradcy podatkowego, który będzie Cię reprezentował podczas audytu w terenie. Działając niezależnie, zbyt łatwo jest nieumyślnie dostarczyć IRS informacje, które mogą negatywnie wpłynąć na wynik audytu. Twój biegły rewident lub inny doradca podatkowy może pełnić funkcję bufora, a także zmniejszyć poziom stresu związanego z audytem.

Czy wiedziałeś/wiedziałaś?

Spośród trzech rodzajów audytów podatkowych IRS, audyt korespondencji jest zazwyczaj łatwiejszy i mniej skomplikowanym procesem niż audyt biurowy i terenowy.  

Jak poradzić sobie z audytem zeznań podatkowych

Jeśli otrzymasz powiadomienie o audycie, oto co należy zrobić, aby proces przebiegał tak sprawnie, jak to tylko możliwe i zminimalizować wszelkie negatywne skutki.

1. Uważnie zapoznaj się z listem informującym o audycie.

„Otwórz list natychmiast i upewnij się, że rozumiesz, jakich informacji potrzebuje od Ciebie IRS” - powiedział Frank Pohl, udziałowiec i były prawnik w firmie prawniczej Gunster. „Jeśli nie rozumiesz problemu i nie możesz go łatwo rozwiązać samodzielnie, powinieneś/powinnaś uzyskać pomoc. Jeśli nie masz wyznaczonego doradcy finansowego, zatrudnij księgowego podatkowego lub prawnika podatkowego, który omówi z Tobą list kontrolny i określi najlepszy sposób działania”.

Pohl ostrzega, aby nie zwlekać z podejmowaniem działań ani nie ignorować listu. „IRS nie odejdzie, a brak natychmiastowych działań może tylko wzbudzić podejrzenia lub wrogość audytora" – powiedział.

„Jeśli jesteś poddany/poddana audytowi, zawsze otrzymasz list pocztą tradycyjną ze względów bezpieczeństwa. Oszuści często podszywają się pod IRS, wysyłając e-maile lub zostawiając wiadomości telefoniczne w celu próby kradzieży danych osobowych, ale prawdziwy IRS nie komunikuje się z podatnikami w ten sposób” - mówił Pohl.

2. Uporządkuj swoje rejestry.

„Zanim Ty i Twój doradca podatkowy odpowiecie IRS, Ty lub Twój księgowy powinniście poświęcić trochę czasu na wykopanie i uporządkowanie wszystkich swoich zapisów księgowych z ostatniego roku podatkowego” - powiedziała Kimberly Foss, założycielka i prezes Empyrion Wealth Management oraz autorka książki Wealthy by Design.

„Obejmuje to rachunki i faktury za dochody i wydatki, wyciągi bankowe i anulowane czeki, księgi rachunkowe i księgi rachunkowe, papierowe kopie danych podatkowych oraz umowy najmu lub tytuły własności nieruchomości firmowych” – mówiła.

Jeśli IRS poprosił o przejrzenie określonych dokumentów, upewnij się, że masz do nich łatwy dostęp. 

3. Odpowiadaj na pytania audytora (i nie mów nic więcej). 

Jeśli spotkasz się osobiście z audytorem, może on zadać Ci wiele pytań dotyczących informacji zawartych w Twoim zeznaniu podatkowym. Pohl odradza dobrowolne przekazywanie informacji lub dokumentacji księgowej, której nie musisz składać, w tym zeznań podatkowych z poprzednich lat.

„Po prostu odpowiedz z żądanymi informacjami" – powiedział. "Dostarczanie niepotrzebnych lub nieproszonych informacji może prowadzić do większej liczby pytań... i dodatkowe kwestie".

„Odpowiadaj prosto na pytania, ale nie wymyślaj wymówek" – dodał Foss.

4. Zaangażuj swojego doradcę podatkowego.

Radzenie sobie z IRS może być stresujące, a jeśli martwisz się tym, co możesz powiedzieć, mądrze jest pozwolić swojemu specjaliście podatkowemu zrobić to za Ciebie. Możesz podpisać umowę pełnomocnictwa, która pozwala IRS na bezpośrednią współpracę z Twoim doradcą podatkowym. Ale nawet jeśli ta osoba nie ma pełnomocnictwa, Pohl zaleca, aby była obecna podczas spotkania z audytorem IRS.

Zaleca również właścicielom firm, aby nie przyjmowali postawy obronnej ani agresywnej podczas rozmowy. 

„Biegły rewident [...] nie może i nie umorzy żadnego długu podatkowego ani błędów, a każde przyznanie się do winy może zostać wykorzystane przeciwko tobie" – powiedział Pohl. „Przyjęcie antagonistycznej postawy grozi zrażeniem audytora, [co] nie będzie w twoim najlepszym interesie".

Wskazówka

Najlepszą rzeczą, jaką możesz zrobić, gdy otrzymasz list informujący, że Twoja firma jest kontrolowana przez IRS, jest skontaktowanie się z doradcą podatkowym w celu uzyskania pomocy.

Unikanie przyszłych audytów biznesowych

Wiele audytów jest generowanych losowo. Niektóre czynniki ryzyka, takie jak wysokie dochody, których nie możesz uniknąć lub nie chciałbyś/chciałabyś. Jednak możesz zmniejszyć swoje ryzyko wiedząc o pewnych sygnałach ostrzegawczych związanych z wydatkami – kwotach lub rodzajach – które są niezwykłe i skłaniają do ponownego przyjrzenia się.

Foss zaleca śledzenie swoich przelewów bankowych oraz inne rejestry finansowe poza rachunkami i mówi, że wszystko, czego nie można wyjaśnić na standardowym formularzu IRS, powinno być wyjaśnione na papierze. Radzi również, aby przed złożeniem wniosku dokładnie sprawdzić wszystkie obliczenia.

Dobre praktyki w zakresie prowadzenia dokumentacji mogą nie tylko pomóc w uniknięciu audytów podatkowych, lecz także w bardziej efektywnym i rentownym prowadzeniu firmy. Najlepsze oprogramowanie księgowe i wysokiej jakości rozwiązania podatkowe mogą pomóc w wyeliminowaniu podstawowych błędów obliczeniowych i niechlujnych stosów rachunków.

„Zachowaj odpowiednią dokumentację i odliczaj tylko zwykłe i niezbędne wydatki biznesowe, które są dozwolone przez IRS" – powiedziała Sandy Gohlke, biegła księgowa i dyrektor w firmie świadczącej usługi finansowe Rehmann. „Nawet jeśli zostaniesz wybrany/wybrana do audytu, będziesz wiedzieć, że nie musisz się niczym martwić”. 

Kluczowy wniosek

Aby uniknąć kontroli podatkowych lub przetrwać audyt, skrupulatnie śledź wszystkie dochody i wydatki swojej firmy oraz prowadź ewidencję wszystkich dokumentów podatkowych przez kilka lat.

Sygnały ostrzegawcze audytora

Jednym z niezawodnych sposobów na przyciągnięcie audytu biznesowego jest złożenie wątpliwego roszczenia o zwrot kosztów, zwłaszcza takiego, które skutkuje stratą. 

„IRS postrzega to jako bardzo dużą szansę na ubieganie się o więcej wydatków niż jest to uzasadnione, a tym samym o niższe zobowiązania podatkowe" – powiedział Mike Savage, założyciel i prezes 1-800Accountant.

Wydatki kończące się zerem (tj. oczywiste szacunki), straty w poprzednich latach lub jeden bardzo wysoki wydatek w porównaniu z przychodami to inne powszechne sygnały ostrzegawcze, powiedział Savage. Często jednak, jak zauważył Beebe, audyt jest po prostu wynikiem błędu ludzkiego.

„Najczęstszym błędem, przez który firma jest poddana audytowi, jest sytuacja, w której całkowita zgłoszona sprzedaż jest mniejsza niż suma formularzy 1099 [zapisów płatności] złożonych dla firmy" – powiedział Beebe.

Dodał, że powszechne również są błędy obliczeniowe, które prowadzą do bardzo nietypowych wyników, takie jak dodanie dodatkowej cyfry do wydatków.

Audyt małej firmy może być nawet wynikiem statystycznej formuły. IRS korzysta z programów komputerowych, aby sprawdzić zwroty wartości odstających. Jeśli Twoje zeznanie podatkowe odbiega od normy dla małych firm, istnieje większe prawdopodobieństwo, że zostaniesz skontrolowany/skontrolowana.

Wskazówka

O ile odliczenie wydatków służbowych od zeznania podatkowego jest legalną metodą oszczędzania pieniędzy, o tyle stwierdzenie wyjątkowo dużych wydatków może pociągnąć za sobą kontrolę. Dowiedz się, z jakich ulg podatkowych możesz, a z jakich nie możesz skorzystać.

Nie panikuj z powodu audytu

Jeśli otrzymasz przerażający list pocztą z Urzędu Skarbowego z prośbą o więcej informacji związanych z podatkami, nie panikuj. Możliwe, że IRS znalazł drobny problem w Twoim zeznaniu podatkowym lub chce uzyskać dalszą dokumentację potwierdzającą odliczenie podatkowe lub ulgę. Możesz być w stanie szybko i łatwo rozwiązać problem. Pamiętaj tylko, że jeśli IRS kwestionuje rozbieżność o poważnych konsekwencjach lub podnosi dyskusyjną kwestię podatkową, czas znaleźć pomoc. Doradca podatkowy może reprezentować Cię przed IRS i pomóc Ci przejść przez audyt tak łatwo i z jak najmniejszą liczbą negatywnych wyników.

Sally Herigstad oraz Sean Peek przyczynili się do powstania tego artykułu. Na potrzeby poprzedniej wersji tego artykułu przeprowadzono kilka wywiadów źródłowych.