Rozrachunki należne innej firmie: Ważny przewodnik dla Twojej działalności

Zdjęcie: Adobe Stock

Rozrachunki należne innej firmie to termin księgowy nawiązujący do zobowiązań, które Twoja firma jest winna dostawcom i sprzedawcom. Do tej kategorii należą wszystkie długi oraz rachunki inne niż płace. Zrozumienie rozrachunków należnych innej firmie oraz rozpracowanie przepływów pieniężnych w celu ich wsparcia ma zatem ważne znaczenie dla sytuacji finansowej każdej działalności. Poniżej zagłębimy się w procedurę rozliczenia z innymi firmami oraz dostarczymy wskazówki, jak skutecznie nimi zarządzać, aby wesprzeć rozwój i długowieczność Twojej działalności.

Zrozumienie procedury rozliczenia z innymi firmami

Rozliczenia z innymi firmami są kluczowe dla działalności z wielu powodów. Może to wpłynąć na przepływy pieniężne oraz zdolność kredytową działalności. Co więcej, śledzenie rozrachunków należnych innej firmie w czasie może pomóc Ci bardziej odnaleźć się w swoich wydatkach oraz w tym, jak rozwijały się one wraz z Twoją działalnością. Oczywiście ten wgląd jest dostępny jedynie wtedy, kiedy przez lata odpowiednio prowadzisz rejestry swoich wydatków.

„Dokładność oraz pełność sprawozdań finansowych firmy są zależne od procedur rozliczeń z innymi firmami” - mówi Harold Averkamp, założyciel oraz autor treści serwisu z poradami księgowymi AccountingCoach.com. „Skuteczność i efektywność procedury rozliczeń z innymi firmami będą mieć również wpływ na sytuację majątkową firmy, zdolność kredytową oraz stosunki z dostawcami”. 

Do kluczowych etapów procedury rozliczeń z innymi firmami zalicza się:

Zamówienie zakupów: Aby rozpocząć procedurę zakupu, dział organizacji zakupów przesyła dalej zamówienie do dostawcy.

Odbiór raportu: Po otrzymaniu zamówionych towarów lub usług sporządzany jest protokół odbioru w celu udokumentowania przesyłki, podkreślając wszelkie problemy i uszkodzenia.

Faktura od dostawcy: Na końcu dostawca pisze oraz przekazuje dalej fakturę, w celu domagania się zapłaty za nabyte i otrzymane towary lub usługi. Kiedy firma otrzymuje fakturę, odnotowuje warunki płatności oraz przetwarza płatność w ramach tych warunków. 

Wskazówka

Podczas gdy rozrachunki należne innej firmie przedstawiają kwotę, którą jesteś winien dostawcom i sprzedawcom, rozrachunki należne Twojej firmie wskazują na ilość pieniędzy, na którą oczekujesz z tytułu nieopłaconych faktur, które są istotne dla przepływu pieniężnego Twojej działalności.

Nadzorowanie rozliczeń z innymi firmami

Wiele małych firm nadzoruje miesięcznie rozrachunki należne innym firmom. Jednakże, gdy firma się rozwinie, zalecane jest nadzorowanie tygodniowe rozrachunków należnych innym firmom. Zwiększona częstotliwość pomaga małym firmom w wykorzystaniu wszelkich rabatów za wcześniejsze płatności zawartych na fakturach i rozliczaniu kredytów z tytułu zwrotów zapasów.

Poniżej znajduje się kilka sprawdzonych metod na nadzorowanie rozliczeń z innymi firmami oraz zapewniania sprawnego funkcjonowania finansów firmy:

• Utrzymaj dokładne ewidencje rozrachunków należnych innej firmie. Prowadź szczegółowy dziennik rozrachunków należnych innej firmie na wypadek sporów dotyczących płatności. Tym sposobem będziesz mieć dokumentację pomocniczą, jeśli otrzymasz przypomnienie o rzekomo zaległej fakturze lub jako dowód wydatków w czasie podatkowym. Stwórz te raporty księgowe ręcznie lub za pomocą oprogramowania księgowego.
• Wdróż najlepsze oprogramowanie księgowe. Najlepsze oprogramowanie księgowa automatyzuje rozrachunki należne innej firmie i upraszcza procedurę. Może planować oraz śledzić płatności, kontrolując to, kto ma dostęp do Twoich danych finansowych. Może również ograniczyć błędy oraz przyspieszyć procedurę rozliczeń z innymi firmami. 
• Skupiaj się na szczegółach. Zarządzanie rozrachunkami należnymi innej firmie wymaga doskonałej dbałości o szczegóły. Każda faktura musi być dokładnie zweryfikowana pod kątem dokładności, daty faktury i daty płatności. Szczegóły faktury muszą być wprowadzone poprawnie do księgi głównej lub oprogramowania księgowego. Zatrudnienie biegłych księgowych i rachunkowych pomaga w zapewnieniu dokładności. 
• Zapoznaj się z oryginalnymi fakturami. Pracuj na podstawie oryginalnej faktury, gdy tylko jest to możliwe. Niektóre faktury są wysyłane elektroniczne. Aby uniknąć błędów oraz zminimalizować zamieszanie dzięki fakturom elektronicznym, rozważ użycie oprogramowania do zarządzania fakturami do organizowania faktur w miarę ich otrzymywania. Może to również służyć jako nieoficjalny zapis rozrachunków należnych innej firmie.
• Ustandaryzuj konwencję nazewnictwa. Wykorzystuj tę samą konwencję nazewnictwa lub system za każdym razem. Przestrzegaj spójnej, powtarzalnej procedury każdego razu, kiedy przypisujesz numer faktury w swoim systemie. Określ metodę, która Ci sprzyja, taką jak oznaczanie faktur nazwą firmy, miesiącem i rokiem podczas ich zapisywania.
• Wprowadzaj każdą fakturę indywidualnie. Wprowadzaj każdą fakturę indywidualnie, w tym wile faktur miesięcznych od tego samego dostawcy. Jeśli dojdzie do sporu, będziesz chciał/chciała łatwo zlokalizować każdą fakturę w swoim systemie. Połączenie wielu faktur w jedno może stworzyć zamieszanie i utrudnić znalezienie poszczególnych elementów zamówienia.
• Uzyskaj zgodę na wszystkie faktury. Przed wysłaniem faktury uzyskaj zgodę odpowiedniej osoby. Osoba zatwierdzająca powinna różnić się od pracownika wprowadzającego fakturę. Najlepiej by było, gdyby te przypisania ról były odrębne. Jednakże jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą i prowadzisz własną działalność księgową, to może być to niemożliwe. W tym przypadku, upewnij się, że masz przejrzystą procedurę zatwierdzenia i wpisu. Utrzymaj solidną dokumentację procesów, aby wspierać każdą rolę, aby być przygotowanym do delegowania lub zlecania tego zadania na zewnątrz w miarę rozwoju firmy. 
• Szukaj rabatów za wcześniejszą płatność. Rabaty mogą kumulować się przez 12 miesięcy. Niektórzy dostawcy oferują niewielką obniżkę – zazwyczaj procent całkowitej kwoty do zapłaty – w zamian za otrzymanie płatności wcześniej. Jeśli zazwyczaj grupujesz wszystkie faktury do zapłaty, aby przejrzeć je i zapłacić jednocześnie, rozważ nowy system. Odkryj system, który pozwala Ci identyfikować, oznaczać, archiwizować i opłacać faktury z warunkami rabatu w szybszym czasie.

Przepływy pieniężne są niezbędne dla małej działalności. Silny system zarządzania rozrachunkami należnymi innej firmie zapewnia przejrzysty obraz wydatków w stosunku do przychodów, umożliwiając podejmowanie lepszych decyzji biznesowych.

Kluczowy wniosek

Niektórzy ludzie są początkowo zdezorientowani na temat rozrachunków należnych innej firmie, rozrachunków należnych Twojej firmie. Podczas gdy rozrachunki należne Twojej firmie są kwotą, którą inni zapłacą Tobie, rozrachunki należne innej firmie reprezentują to, co jesteś winien swoim dostawcom.

Przykłady rozrachunków należnych innej firmie

Rozrachunki należne innym firmom obejmują wszystkie rozliczenia B2B, w których Twoja firma jest zobowiązana do płacenia innej firmie za dostarczenie przez nią towarów lub usług. Oto kilka przykładów sytuacji związanych z rozrachunkami należnych innej firmie:

• Usługi sprzątające: Przykładem rozrachunków należnych innym firmom jest sytuacja, kiedy Firma A angażuje Firmę B w zarządzanie swoimi potrzebami w zakresie sprzątania. W takim przypadku Firma A musi dokonywać płatności na rzecz Firmy B w zamian za szybkie i niezawodne usługi, zazwyczaj codziennie lub co tydzień.
• Mundury personelu: Kolejnym przykładem rozrachunków należnych innej firmie jest sytuacja, kiedy firma zatrudnia inną firmę do produkcji mundurów dla pracowników. Jest to przykład powtarzającego się lub okresu wydatku biznesowego. Rotacja pracowników oraz zagubione lub zniszczone mundury będą wymagały dodatkowych zamówień. W takim przypadku Firma B wystawia fakturę Firmie A, kiedy otrzymuje nowe zamówienie, a następnie dział rozrachunków należnych innej firmie Firmy A przetwarza płatność.
• Artykuły biurowe: Liczne firmy kupują artykuły biurowe hurtowo oraz tworzą automatyczne zamówienia  w oparciu o częstotliwość użytkowania, aby mieć pewność, że nigdy im nie zabraknie niezbędnych materiałów. Ci właściciele firm często mają oczekujące płatności na rzecz swoich firm zajmujących się zaopatrzeniem biura, aby zapewnić wydajny przepływ pracy.

Wskazówka

Zatrudnij księgowego w małej firmie, który może rozpoznać problemy w Twoim procesie rozrachunków należnych innej firmie oraz usprawnić finanse Twojej firmy.

Adam Uzialko przyczynił się do powstania tego artykułu