Zdjęcie: Getty Images
Przejrzysta komunikacja to nie tylko wymiana informacji, ale budowanie mostów wzajemnego zrozumienia, które prowadzą do innowacyjnych rozwiązań. We współczesnym świecie, tak szybkim i ściśle ze sobą złączonym, umiejętność przekazywania swoich pomysłów zwięźle i przekonująco jest na wagę złota. Niezależnie od tego, czy przedstawiasz inwestorom swój rewolucyjny pomysł, prowadzisz zespół w obliczu skomplikowanego projektu czy po prostu próbujesz zbliżyć się do osoby sobie bliskiej, twój sukces zależy od umiejętności przekazywania myśli w sposób jasny i klarowny. Często jednak, być może ze względu na nerwowość lub nieświadomość, wiele osób woli pozostać cicho niż podzielić się swoimi myślami. Częstymi wywołującymi to czynnikami są: lęk przed publicznymi występami, brak pewności siebie i niepewność względem tego, jak wykreować efektywny przekaz. Na szczęście te przeszkody są do pokonania.
Skuteczna komunikacja nigdy dotąd nie była tak ważna. W erze cyfrowej, w której uwaga jest najcenniejszą walutą – nasze zdolności koncentracji słabną, a współczesny krajobraz mediów społecznościowych doprowadził do obciążenia informacjami – umiejętność przedarcia się przez szum i przekazania jasnego, skutecznego przekazu jest wręcz supermocą. Bez względu na to, czy komunikujemy się na żywo czy przez Internet, udoskonalenie się w sztuce komunikacji może wyróżnić nas w miejscu pracy, polepszyć związki i pomóc skuteczniej osiągnąć swoje cele. Skupienie się na tej ważnej umiejętności nie tylko usprawnia nasze życia osobiste, ale prowadzi do świata, w którym panuje skuteczny przepływ idei, dochodzi do mniej nieporozumień i prosperuje kolektywny postęp. Aby wywrzeć wpływ na świat, należy najpierw przezwyciężyć ciszę.
Gdy więc cisza nie jest opcją, jak należy komunikować się w sposób jasny, zwięzły i inteligentny? Odpowiedź leży w strukturze, której uczę swoich studentów II stopnia w Stanford Graduate School of Business i którą nazywam „Pięcioma P”. Ta metoda zwiększa efektywność, uwagę i zainteresowanie, dostarcza struktury i gwarantuje pamiętne doświadczenie dla widowni.
Przykucie uwagi: Zainteresuj swoją widownię
Komunikacja w profesjonalnych kontekstach nie musi być pozbawiona osobowości i ekscytacji. Wręcz przeciwnie; ja radziłbym rozpoczęcie swojej komunikacji w sposób podobny do filmów akcji. W wielu filmach akcji w ciągu pierwszych kilku minut dochodzi do eksplozji. O ile sam nie musisz inwestować w pirotechnikę, możesz zacząć z przytupem i od razu zainteresować swoich słuchaczy. Zadaj zmuszające do myślenia pytanie, opowiedz historię, przeprowadź ankietę, pokaż ciekawą statystykę, wykres lub obraz. Tego typu przykuwający uwagę początek pozwala ci przedstawić swój ogólny cel w jasny i zapadający w pamięć sposób. Twoim celem jest zwrócenie na siebie uwagę widowni i powiadomienie jej, dokąd będziesz zmierzał.
To na tobie leży obowiązek zainteresowania swojej widowni oraz oderwanie ich od swoich urządzeń i innych rozpraszaczy. Uniknięcie typowego „Dzień dobry, nazywam się X i dziś mówić będę o Y” wyróżni ciebie i twój przekaz, dzięki czemu będzie on skuteczniejszy. Przykładowo, rozpocząć możesz od powiedzenia czegoś w stylu „W przeciągu ostatnich dwóch tygodni straciliśmy trzy ważne kontrakty i to wszystko ze względu na brak funkcji, którą z łatwością możemy dodać do swojego produktu”. Tego typu mocne i prowokacyjne stanowisko przekona słuchaczy do twoich racji i skłoni ich do działania.
Przeznaczenie: zdefiniuj swój cel
Gdy już udało Ci się podekscytować swoich słuchaczy, nadszedł czas na zdefiniowanie swojego celu. Cel pozwoli tobie nakreślić zamiary i sprecyzować, co twoja widownia powinna zrozumieć, zrobić i czego się dowiedzieć. Jasne zadeklarowanie swojego celu pomoże obu stronom. Twoja publiczność dowie się czego się spodziewać, a ty będziesz miał jasno nakreślony kierunek pozwalający ci się skupić i ocenić ważność informacji, które chcesz przekazać. Przykładem jasnego celu jest: „Tracimy swoje udziały w rynku, ale ten nowy plan pozwoli nam skutecznie zareagować. Musimy natychmiastowo dokonać zmian w strukturze funkcji naszego następnego produktu zanim trafi on na rynek”.
Zanim jednak zdefiniuje się Przeznaczenie, warto najpierw przemyśleć kilka kwestii. Na sam początek należy zapytać się: jaki jest poziom wiedzy mojej widowni na temat, o którym będziesz mówić? Jakie może mieć do tego nastawienie? Czy w którejkolwiek kwestii mogliby wyrazić opór, niepewność czy niepokój? Poza wewnętrzną introspekcją można wykorzystać także Internet, ankiety i wywiady, aby bardziej nakierować swój komunikat na docelowych odbiorców.
Plan: Przedstaw strukturę
Gdy przykucie uwagi i przeznaczenie mamy już za sobą, następnym krokiem jest przedstawienie planu, który zapewni strukturę twoim komunikatom i pomoże określić oczekiwania twoich słuchaczy. Dla przykładu, możesz stworzyć program lub listę kwestii, które zamierzasz poruszyć. Podobnie jak u dobrego przewodnika wycieczek, zdefiniowanie kierunku, w którym będziecie podążać (i co za tym idzie kierunku, w którym nie będziecie podążać) pozwoli twoim słuchaczom na relaks, skupienie i pełniejsze zaangażowanie, jako że będą świadomi tego, co ich czeka. Jest wiele sposobów na przedstawienie swojego przekazu, jak chociażby struktura problem-rozwiązanie-korzyść, struktura przeszłość-teraźniejszość-przyszłość czy struktura sytuacja-analiza-rezultaty. Moją ulubioną metodą jest skupiać swoją przemowę wobec trzech prostych pytań: Co? Co z tego? Co teraz?
Ta struktura jest niezawodną metodą na skuteczne przekazywanie pomysłów, ich wagi i możliwych następnych kroków. Na początku określa się kluczowe informacje – tytułowe „Co” – poprzez odniesienie się do odpowiedniej kwestii. Przykładowo, „Na przestrzeni ostatniego kwartału odkryliśmy spadek w wydajności sprzedaży naszej firmy”. Natychmiastowo po tym należy przedstawić odpowiedź na „Co z tego”, w której wyjaśnia się znaczenie tej informacji. Możesz powiedzieć więc coś w rodzaju „Ten spadek sugeruje, że tracimy orientację w gustach naszych klientów, a przez to ryzykujemy naszą pozycją na rynku”. W sekcji „Co teraz” należy przedstawić możliwe do wykonanie kroki, które chcesz, aby twoja widownia w przyszłości obrała. W tym przypadku możesz powiedzieć: „Powinniśmy ulepszyć funkcje naszego produktu w oparciu na opiniach naszych klientów i wzmocnić nasze działania marketingowe, aby ponownie zainteresować konsumentów”.
Podążanie tą strukturą pozwoli Ci na skuteczniejsze przekazanie myśli i nakłonienie słuchaczy do wykonania odpowiednich kroków wymaganych do poprawy sytuacji. Dodatkowo, korzystanie z logicznej struktury pozwoli Ci połączyć ze sobą myśli i zapewnić płynne przejścia, dzięki którym widownia pozostanie bardziej zaangażowana w materiał. Nie powinieneś używać prostych sformułowań typu „a więc” lub „następnie” gdy przechodzisz do następnej myśli.
Prezentacja: uważaj na swój sposób komunikacji
Wszystkie poprzednie kroki usprawniają treść komunikacji poprzez przykucie uwagi widowni i utrzymanie jej zaangażowania. Warto jest jednak także skupić się na sposobie komunikacji. Tutaj ważna staje się prezentacja. Przy mówieniu warto zwrócić uwagę na mowę ciała i ton głosu, dzięki którym można zademonstrować swoją pewność siebie przy jednoczesnym zachęceniu widowni do słuchania.
Aby poprawić swoją prezentację, należy postarać się o solidną, nieruchomą i zbalansowaną strukturę. Nie oznacza to jednak sztywnego stania czy siedzenia. Zamiast tego warto twardo postawić stopy na podłodze tak, aby równoległe z ramionami (a nie postawione pod kątem jak u kaczki czy pingwina), a także zniżyć łopatki, żeby poszerzyć ramiona i uniknąć garbienia się. Głos najlepiej jest różnicować pod względem głośności i tonu; ludzie łatwo przyzwyczajają się do utartych schematów, więc różnorodność przykuje uwagę widowni.
W przypadku komunikacji wirtualnej należy uwzględnić inne czynniki. Po pierwsze, należy wypełnić sobą połowę ekranu. Wiele osób siedzi z dala od kamery, co uniemożliwia obserwację wyrazów twarzy. Po drugie, kamera powinna znajdować się na wysokości oczu. Ludzie często korzystają z laptopów położonych poniżej podbródka, czego skutkiem są niepochlebne ujęcia kamery. Warto jest też zainwestować w dobre oświetlenie, jako że nikt raczej nie chce wyglądać jakby był w Programie Ochrony Świadków.
Spokojna, pewna siebie i budząca zainteresowanie prezentacja pomoże każdemu w osiągnięciu swoich celów komunikacyjnych.
Przygotowanie: bonus do błyskotliwości
Poza tymi czterema P jest jeszcze jedno, dodatkowe P, które może pomóc ludziom brzmieć mądrzej: przygotowanie. Swoją widownię przygotować można poprzez wcześniejszy z nimi kontakt za pośrednictwem e-maili i zaproszeń kalendarzowych. Gdy to robisz, możesz wysłać im dokumenty i zdjęcia, z którymi chciałbyś, aby się wcześniej zaznajomili. Możesz także przedwcześnie postawić swoją widownię przed pytaniami i wyzwaniami, aby wywołać wśród nich ciekawość i ekscytację. Strategicznie wykorzystując materiały i powiadomienia przed samym wydarzeniem można zagwarantować sobie jeszcze większe zaangażowanie.
Niezależnie od tego, czy prezentujesz projekt na sali konferencyjnej, dzielisz się pomysłami z rodziną czy bierzesz udział w wirtualnym spotkaniu; przykucie uwagi, przeznaczenie, plan, prezentacja i przygotowanie pomogą ci zagwarantować, że widownia będzie cię słuchać, będzie gotowa na przyswojenie sobie twojego przekazu oraz wyróżnisz się swoim poziomem przygotowania. Dzięki temu będziesz w stanie zacząć prowadzić komunikację z pewnością siebie i klarownością, jako że będziesz świadomy tego, że stworzyłeś podstawy do angażującego i niezawodnego doświadczenia – i tego, że będziesz brzmieć mądrzej.