Zdjęcie: Archive Photos/United Artists/Getty Images
Jak często słyszałeś zdanie „nie mam życia”? Ile razy je wypowiedziałeś? Jeśli jesteś jedną z tych osób, którym plan kontroluje dzień, nie przejmuj się, jesteś pośród większości. Nie ma znaczenia, czy jesteś menedżerem, menedżerem średniego szczebla czy szeregowym pracownikiem. Odczucia są takie same, podsumowała osoba prosząca o anonimowość: „Dokładnie wczoraj powiedziałem to psychologowi: zmieniłem się w automat, na wszystko się zgadzam, wypełniam plan spotkaniami i później nie mam czasu, żeby wykonać ważne zadania. Porzuciłem myślenie krytyczne i nie kwestionuję czy udział w tym spotkaniu jest rzeczywiście konieczny. Pędzę, czując, że życie mnie omija”.
Żyjemy w epidemii braku czasu, podsumowuje Mapi Hermida w swojej książce To daje mi życie, (Sí me da la vida), co uniemożliwia nam relaks, ponieważ zawsze jesteśmy na palcach z poczuciem, że nie zdążymy ze wszystkim, bez względu na to, jak bardzo staramy się zorganizować: to jakby życie podejmowało decyzje za nas. Fenomen ten znany jest jako chronopatia, co określa niezdrowe zamartwianie się zajęciem czasu byciem produktywnym i wypełnieniem każdego momentu dnia, wyjaśnia Isabel Aranda, członek Oficjalnego Kolegium Psychologów w Madrycie. Nie chodzi tu o patologię, sprostowuje, tylko o sposobie, w który myślimy, ale ma to swoje konsekwencje: stres, wyczerpanie, izolacja, niezadowolenie z życia…, wylicza. I choć zwykle nie jest to częsty powód wizyty w gabinecie lekarskim, „Pojawia się bardzo często podczas terapii”.
„Jesteśmy niewolnikami naszego planu, ponieważ żyjemy w kulturze hiperproduktywności, gdzie naszą wartość mierzymy w tym ile czasu mamy zajętego pracą, identyfikujemy się z tym co robimy i zdaje się, że bycie zawsze w najlepszej formie jest synonimem sukcesu, kiedy w rzeczywistości wiąże się to z brakiem produktywności i chronicznym wyczerpaniem”, stwierdza Marta Romo, dyrektor generalny BeUp. „Bycie zajętym jest bardzo dobrze postrzegane i wielu ludzi w firmach funkcjonuje tak z klapkami na oczy”, dopowiada Aranda. Prawdą jest, że istnieje przeciążenie zadaniami w większości organizacji i że sztuczna inteligencja prowadzi nas do gromadzenia nowych prac, ale także, że syndrom FOMO, polegający na tym, że nie chce się niczego przegapić, coraz częściej atakuje pracowników, kontynuuje. Według Romo oba te elementy wzajemnie się wzmacniają, „przeciążenie stawia nas na kole ciągłej hiperaktywności i FOMO jest bezpośrednią konsekwencją hiperłączności i w pełni wkroczyło w nasze życie, uniemożliwia nam zeskoczenie z koła”.
„Nie sądziłam, że na tym etapie konieczne będzie ponowne przyjrzenie się zarządzaniu czasem, ale prawdą jest, że temat ten powinien wrócić do firm jako wymagane szkolenie dla pracowników”, dodaje Isabel Aranda.
Krytykował to już Charles Chaplin w filmie Dzisiejsze czasy (1936), kiedy gorączkowe tempo pracy w fabryce, w której pracował jako ślusarz, doprowadziło go do szpitala. Dokładnie ten film przedstawiany jest w na najnowszej wystawie w Banku Hiszpańskim w Madrycie: Tyrania Chronosa, gdzie po raz kolejny wyrażane jest zmartwienie czasem (lub, lepiej to ujmując, jego brakiem). Obok obrazów (między innymi portrety królów wykonane przez Annie Leibovitz) wystawionych jest około dwudziestu zabytkowych zegarów i zdjęcia, które starają się zatrzymać upływ czasu. Jak kompozycja chorwackiego artysty Mladena Stilinovica, Artist at Work, gdzie kładzie się spać do łóżka. Jest to alegoria tego, że potrzebujemy zatrzymać się, żeby być w stanie myśleć i obudzić w sobie kreatywność.
Jest to dokładnie tym co Marta Romo zaleca przede wszystkim: przestać robić cokolwiek. „W naszym planie nie ma już miejsca na nic innego. Musimy pozbyć się rzeczy, które robimy z przyzwyczajenia, żeby sprawiać dobre wrażenie, albo ze względu na perfekcjonizm, a które nie zmieniają nic. Nie radzimy sobie z koncepcją produktywności, gdzie nie chodzi o to, by robić więcej, ale by robić mniej”.
Zaprzestanie działania
Agustín Peralt, ekspert od osobistej efektywności i twórca metody FASE, twierdzi, że technologia, która przybyła, żeby pomóc nam w pracy okazała się mieć zupełnie odwrotny efekt: aktualnie zaproszenia na spotkania poprzez platformy, które kontrolują nasz plan nie pozostawiają miejsca na rzeczywistą pracę. Peralt uważa, że musimy położyć kres temu, co nazywa kołem chomika pełnym M&Msów, to znaczy nieistotnych spotkań (meetings), maili, telefonów i wiadomości z Teamsów. „Zdaje się, że wszystko popycha nas, żeby być dostępnym przez cały czas, połączonym, nawet w wolnym czasie. Ta hiperłączność zatarła granice między pracą a odpoczynkiem; praca goni nas w naszych kieszeniach za pośrednictwem naszych telefonów komórkowych”, podsumowuje Romo.
Mariola Martínez uważa się za niewolnicę swojego planu: „Czasami mam aż do trzech spotkań w tym samym czasie”, ale jestem zmuszona zatrzymać się w południe codziennie. „To jedyne, co zarządza moim planem”, przyznaje prezydentka kanału Xerox, z siedmioma krajami podlegającymi jej odpowiedzialności. Jej firma dała swoim pracownikom dzień wolny, w trosce o ich zdrowie psychiczne. I ona, oczywiście, także z niego skorzystała.
Dzienniki kierowników wyższego szczebla są zazwyczaj zarządzane przez ich sekretarki. Gema Abelleira jest starszą asystentką prezydenta Vistage Portugal i uważa, że najważniejszym jest poznanie celów szefa i ważność jego kontaktów, żeby wiedzieć jak je traktować. Elastyczność jest również niezbędna, ponieważ nieprzewidziane zdarzenia są dla nas chlebem powszednim. Abelleira zarządza jego planem ze świadomością stawia swoje życie prywatne ponad zawodowym, tak, aby wczesnym rankiem i późnym popołudniem umieścić działania, które najprawdopodobniej ulegną zmianie i pozostawić trzy puste dni w miesiącu na nieprzewidziane wydarzenia.
Luki na życie osobiste, czyli to, co młodzi ludzie cenią najbardziej; pokolenie Z jest powodem do nadziei na zatrzymanie tego wyścigu szczurów w biurze, bo nie chcą udowadniać swojej wartości poprzez bycie bardzo zajętymi, cenią sobie jakość życia – podsumowuje Aranda.
Kontrolowanie zegarka
Istnieją podstawowe narzędzia do zarządzania czasem pracy, chociaż zazwyczaj nie bierzemy ich pod uwagę, mówi Marta Romo z BeUP. Pierwszym z nich jest dawanie priorytetu zadaniom, rozpoznanie które są nagłe i ważne oraz umiejętność delegowania. Psycholog Isabel Aranda dodaje do tego ustanawianie jasnych harmonogramów, bo prawo Parkinsonsa sugeruje, że bez nich wszystko się przeciąga. Kolejną kluczową sprawą jest umiejętność bycia asertywnym i ustanawianie limitów, nie sprawi to, że będzie się mniej profesjonalnym. Limity mogą być także cyfrowe (wyłączyć powiadomienia i mieć momenty bez połączenia). Po trzecie trzeba zawrzeć w czasie pracy aktywne przerwy, prawdziwy odpoczynek, szczególnie kiedy pracujemy zdalnie. I dostosowanie zadań do naszego poziomu koncentracji. Firmy zauważają problemy pracowników z zarządzaniem czasem, wskazuje ekspert Agustín Peralt. Najbardziej zaawansowane z nich przekształcają kulturę korporacyjną w celu osiągnięcia bardziej efektywnych sposobów pracy i koncentrują się na wyznaczaniu jasnych celów dla pracowników, zachęcają do zdrowych nawyków, walczą ze złodziejami czasu i mają systematyczny sposób mierzenia swoich postępów, tak jak robią to Pepsico, Bimbo czy Siemens, dodaje.